เลขานุการผู้บริหาร

จากปัจจุบันในสังคมยุคใหม่ ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ทำให้บทบาทหน้าที่ของเลขานุการจำเป็นต้องปรับและพัฒนาให้สอดคล้องตามไปด้วย เพื่อทำหน้าที่เสมือนหนึ่งเป็นผู้ช่วยนักบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจนเกิดประสิทธิผลที่เด่นชัด และสามารถนับได้ว่าเป็นผู้หนึ่งที่มีส่วนในการผลักดันองค์กรไปสู่ความสำเร็จ โดยมีบทบาทที่มิได้ถูกจำกัดอยู่เพียงงานประจำวันธรรมดาเท่านั้น หรือเพียงแต่ขอให้หน้าตาดี ประจบนายเก่ง แต่งตัวเก่งเป็นใช้ได้ แต่ได้ก้าวขึ้นไปสู่ในฐานะผู้ช่วยที่ใกล้ชิด และได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหาร อีกทั้งยังเป็นผู้เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับบุคคลอื่นๆ ทั้งในองค์กรและนอกองค์กร บางครั้งเลขานุการเป็นเสมือนคู่คิดและร่วมรับผิดชอบในงานสำคัญๆ ด้วย ดังคำกล่าว “การเสียเลขานุการไปเท่ากับการเสียแขนขวาไปทีเดียว”

ด้วยเหตุนี้ความก้าวหน้าในหน้าที่การงานจึงมักก้าวไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้ามักไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าของผู้บริหารและความเจริญเติบโตขององค์กร นอกจากความสำเร็จในตำแหน่งหน้าที่โดยตรงแล้ว ยังมีโอกาสที่จะก้าวไปสู่ตำแหน่งในสายงานบริหารอื่นๆ อีกด้วย

ลักษณะเลขานุการที่
จะต้องเป็นผู้มีลักษณะที่ดี มีความรู้ความสามารถ ความชำนาญงานเป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบปฏิบัติงานได้รวดเร็ว มีปฏิภาณไหวพริบและการตัดสินใจดี และที่สำคัญคือ เลขานุการต้องเป็นผู้ที่เก็บความลับได้ดี

บทบาทหน้าที่ของเลขานุการโดยทั่วๆ ไป
1. การรับหนังสือเข้าจากภายนอกและภายใน
1) การตรวจเช็คหนังสือในระบบ eDocument ที่ส่งถึงหัวหน้าว่าท่านได้ดำเนินการสั่งการแล้วหรือยัง
2) เมื่องานดำเนินการแล้วเสร็จปิดในระบบ eDocument

2. การรับหนังสือออกภายนอกและภายใน
1) การจำแนกหนังสือที่รับจากงานสารบรรณ พร้อมทั้งจำแนกประเภทของหนังสือเป็น 2 ประเภท คือ หนังสือออกภายนอก และหนังสือส่งภายใน
2) ตรวจทานความเรียบร้อยของหนังสือออกภายนอกและภายใน หากพบข้อผิดพลาดก็จะแจ้งให้งานสารบรรณดำเนินการแก้ไขและนำเสนออีกครั้ง
3) เสนอหนังสือต่อหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อความแบบย่อ ว่ามีจำนวน กี่เรื่อง และเรื่องไหนที่จะต้องดำเนินการโดยด่วน
4) รับและบันทึกหนังสือออกจากหัวหน้าเพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน (เฉพาะเรื่องที่สำคัญ)
5) ส่งคืนงานสารบรรณเพื่อดำเนินการต่อไป

3. การเขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสาร
ส่วนตัว และตามคำสั่งของหัวหน้า
การเขียนจดหมายโต้ตอบ และพิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสารส่วนตัวและตามคำสั่งของหัวหน้า เช่น โต้ตอบจดหมาย จัดทำ PowerPoint งานสอน และจัดพิมพ์เอกสารต่างๆ และนำเสนอหัวหน้าเพื่อพิจารณา พร้อมทั้งปรับปรุงแก้ไขตามคำสั่งแนะนำของหัวหน้าและนำเสนออีกครั้ง พร้อมทั้งนำส่งและถ่ายเอกสารตามจำนวนที่กำหนด และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บตามแฟ้ม

4. ช่วยตระเตรียมการเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาต่างๆ และทำบันทึกการเดินทาง
ให้หัวหน้า
ในกรณีที่หัวหน้าจะต้องมีธุระไปติดต่องานหรือต้องเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ เช่น ประชุม เลขานุการจะเป็นผู้สั่งจองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรมที่หัวหน้าจะพัก รถรับ-ส่ง ยังสถานที่ต่าง ๆ พร้อมทั้งเตรียมของที่ระลึกในกรณีที่ต้องใช้ และเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้แก่หัวหน้า และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย
5. การโทรศัพท์ติดต่องานกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขก
การโทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกตามคำสั่งหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานและรายงานให้หัวหน้าทราบ
การรับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอกที่ติดต่อมายังหัวหน้า พร้อมทั้งสอบถามรายละเอียดว่า ผู้พูดคือใคร ติดต่ออะไร และขอเบอร์ติดต่อไว้ ในกรณีที่ท่านไม่อยู่ จะบันทึกไว้เป็นหลักฐานและแจ้งให้หัวหน้าทราบตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำขึ้น
6. การจัดทำตารางการนัดหมายและเตือนการนัดหมาย
การนัดหมายนั้นทำได้หลายวิธี เช่น การนัดหมายด้วยวาจา การนัดหมายทางโทรศัพท์ การนัดหมายโดยใช้จดหมายติดต่อ ทุกครั้งที่เลขานุการทำการ นัดหมายจะเป็นไปตามความต้องการของหัวหน้าทุกครั้ง เลขานุการจะแจ้งให้หัวหน้าทราบว่าได้ทำการนัดหมายกับบุคคล วัน เวลาใด เผื่อหัวหน้าจะทำการ นัดหมายจะได้เกิดการซ้ำซ้อนกัน การนัดหมายทุกครั้ง เลขานุการจะทำบันทึกการนัดหมายตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำไว้ เพื่อเตือนความจำทั้งเลขานุการและหัวหน้า และการนัดหมายถ้าเกิดมีความจำเป็นต้องยกเลิก เลขานุการจะรีบแจ้งการเลิก นัดก่อนถึงวัน เวลาที่นัด และเสนอแนะการนัดในวัน เวลาต่อมา
แบบฟอร์มการบันทึกการนัดหมาย

บันทึกการนัดหมาย
วันอังคารที่ 21 สิงหาคม 2550
เวลา
รายการนัด
09.30 น.
ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย
ณ ห้องท่านอธิการบดี
13.30 น.
ประชุมคณะกรรมการประจำคณะบริหารธุรกิจ
ณ ห้องท่านคณบดี
14.30 น.
คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยไปเยี่ยมเยียนและพบปะคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
ณ ห้อง 3303 อาคารสุราษฎร์ธานี
16.00 น.
ประชุมคณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ฯ
ณ ห้องรับรอง อาคารสงขลา


7. การต้อนรับแขกและผู้มาติดต่อหัวหน้า
เลขานุการจะเชิญให้แขกนั่งในห้องพักที่จัดไว้หรือโต๊ะรับแขก หาน้ำให้ดื่ม หาหนังสือให้อ่าน หากแขกที่นัดหมายไว้มาถึงสำนักงานและถึงเวลานัดแล้ว แต่หัวหน้ากำลังมีแขกอยู่หรือติดธุระอยู่เลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ เพื่อรอเวลาเข้าพบหัวหน้า หากแขกต้องรอนานเลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ กล่าวขอโทษที่ทำให้เขาต้องรอ และบอกเวลาที่ต้องล่าช้าไปอีกโดยประมาณ แขกจะตัดสินใจว่าเขาจะนัดใหม่หรือจะรออยู่ต่อไป หลังจากนั้นจะบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานว่า แขกที่มาติดต่อชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรือขอนามบัตร ดื่มเครื่องดื่มอะไร

8. การดูแลความเรียบร้อยของห้องหัวหน้า
เลขานุการจะดูความเรียบร้อยของห้องหัวหน้าว่า มีฝุ่น ขยะ สกปรก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน หากมีไม่เพียงพอหรือชำรุด จะประสานงานให้ ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อไป

9. การเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ให้เป็นระเบียบ
เลขานุการจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ หากต้องการค้นหาเรื่องใดก็ตามจะต้องหาได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมเรื่องเป็นหมวดหมู่ ประหยัดเวลาในการเก็บค้น การเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บได้หลายวิธี เช่น ตามพยัญชนะ ตามตัวเลข หรือตามเรื่อง
สำหรับแฟ้มหนังสือลับหรือหนังสือส่วนตัว เลขานุการจะปรึกษากับหัวหน้าว่าจะเขียนหรือเรียกชื่อแฟ้มว่าอะไร หรือเราจะเสนอว่าควรจะใช้อย่างไร เพื่อจะได้เป็นที่รู้กันระหว่างเลขานุการกับหัวหน้า จะได้ค้นเรื่องได้ถูกต้อง

10. ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวหน้า เช่น
- การเตรียมห้องประชุม อาหารว่าง เครื่องดื่ม (ทั้งก่อนและหลังประชุม)
- การจัดระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม
- การเชิญประชุม
- การจดรายงานการประชุม

รายงานการประชุม
คณะกรรมการโครงการพัฒนาวิชาการ
ครั้งที่ 4 /2552
วันพุธ ที่ 24 ธันวาคม 2551 เวลา 9.00 น.
ณ ห้องประชุมริมกก อาคารสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง
_______________________
รายนามผู้เข้าร่วมประชุม
1. รองศาสตราจารย์กัลณกา สาธิตธาดา ประธานคณะกรรมการ
(รองอธิการบดี)
2. รองศาสตราจารย์ ดร.จักรพันธุ์ วงษ์บูรณาวาทย์ กรรมการ
(คณบดีสำนักวิชาศิลปศาสตร์)
3. รองศาสตราจารย์สุปราณี อัทธเสรี กรรมการ
(รักษาการแทนคณบดีสำนักวิชาพยาบาลศาสตร์)

รายนามผู้เข้าร่วมประชุม
1. อาจารย์อุเทน รัชธฤงการสกุล สำนักวิชานิติศาสตร์

เริ่มประชุมเวลา 09.00 น.
ประธานฯ กล่าวเปิดการประชุมและพิจารณาระเบียบวาระตามลำดับ ดังนี้

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องประธานแจ้งที่ประชุมทราบ
ไม่มี

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องเสนอพิจารณา
1. โครงการพัฒนาวิชาการสำนักวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ
สรุปเรื่อง
ด้วยสำนักวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศได้นำเสนอโครงการพัฒนาวิชาการ คือ โครงการวิจัย เรื่อง “การศึกษาผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาการออกแบบและการสร้างภาพเคลื่อนไหว 3 มิติ ด้วยสื่อมัลติมีเดียของนักศึกษามหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง” ในวงเงินงบประมาณ 97,270 บาท ที่ประชุมคณะกรรมการโครงการพัฒนาวิชาการ ครั้งที่ 3/2552 ให้ข้อเสนอแนะให้ปรับแก้ชื่อโครงการและทบทวนรายละเอียดงบประมาณ นั้น
มติ
ที่ประชุมพิจารณาแล้วได้เห็นชอบอนุมัติในหลักการ โดยมีข้อเสนอแนะให้ปรับวัตถุประสงค์และปรับแก้ตัวชี้วัดด้านผลสัมฤทธิ์ให้ชัดเจน ทั้งนี้ให้จัดส่งโครงการฉบับแก้ไขมายังส่วนประกันคุณภาพการศึกษาและพัฒนาหลักสูตรภายในวันที่ 9 มกราคม 2552
2. โครงการพัฒนาวิชาการสำนักวิชาศิลปศาสตร์
สรุปเรื่อง
ด้วยสำนักวิชาศิลปศาสตร์ได้นำเสนอโครงการพัฒนาวิชาการ จำนวน 5 โครงการ ดังนี้
1. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลสัมฤทธิ์และความคิดเห็นของนักศึกษาวิชา Intensive
English 2 มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง” ในวงเงินงบประมาณ 52,300 บาท
2. โครงการวิจัย เรื่อง “ข้อสอบซีเทสต์บนระบบเครือข่าย(WB C-Test) เพื่อใช้เป็นข้อสอบคัดกรองความรู้ภาษาอังกฤษของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง (MFU-REST)” ในวงเงินงบประมาณ 82,500 บาท
3. โครงการวิจัย เรื่อง “การสำรวจทัศนคติของอาจารย์ผู้สอนและนักศึกษาที่มีต่อ การจัดการเรียน
การสอนรายวิชา Academic Reading and Writing” ในวงเงินงบประมาณ 48,100 บาท
4. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลการเรียนการสอนรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด”
ในวงเงินงบประมาณ 47,546 บาท
5. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลการเรียนการสอนรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด 1”
ในวงเงินงบประมาณ 48,100 บาท
รวมงบประมาณทั้งสิ้น 278,546 บาท (สองแสนเจ็ดหมื่นแปดพันห้าร้อยสี่สิบหกบาทถ้วน)


-3-
มติ
ที่ประชุมพิจารณาแล้ว ได้เห็นชอบอนุมัติในหลักการโครงการพัฒนาวิชาการของสำนักวิชาศิลปศาสตร์ จำนวน 3 โครงการ และมีข้อเสนอแนะดังนี้
1. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลสัมฤทธิ์และความคิดเห็นของนักศึกษาวิชา Intensive
English 2 มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง” โดยมีข้อเสนอให้ระบุตัวชี้ผลสำเร็จของโครงการฯ
ชัดเจน และทบทวนรายละเอียดงบประมาณโครงการฯ
2. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลการเรียนการสอนรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด”
โดยมีข้อเสนอให้จัดเป็นโครงการใหญ่โดยประกอบด้วยโครงการย่อยทั้งสามโครงการ เนื่องจากการประเมินผลการเรียนการสอนในรายวิชา Intensive English 2 รายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด และรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด1 อาจมีผลการวิจัยที่เชื่อมโยงซึ่งกันและกันอันจะนำไปสู่การอภิปรายผลของการจัดการสาขารายวิชาภาษาอังกฤษของมหาวิทยาลัยได้
3. โครงการวิจัย เรื่อง “การประเมินผลการเรียนการสอนรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด 1”
โดยมีข้อเสนอให้จัดเป็นโครงการใหญ่โดยประกอบด้วยโครงการย่อยทั้งสามโครงการ
เนื่องจากการประเมินผลการเรียนการสอนในรายวิชา Intensive English 2 รายวิชาภาษาอังกฤษ
เร่งรัด และรายวิชาภาษาอังกฤษเร่งรัด1 อาจมีผลการวิจัยที่เชื่อมโยงซึ่งกันและกัน รวมทั้ง
ปรับแก้ชื่อโครงการภาษาอังกฤษ
ส่วนโครงการวิจัย เรื่อง “การสำรวจทัศนคติของอาจารย์ผู้สอนและนักศึกษาที่มีต่อการจัดการเรียนการสอนรายวิชา Academic Reading and Writing” มีข้อเสนอแนะให้ปรับวัตถุประสงค์ให้สอดคล้องกับตัวชี้วัดผลสำเร็จ รวมทั้งแบบสอบถามที่ใช้ในการวิจัยจะต้องกำหนดให้ชัดเจน ในส่วนโครงการวิจัย เรื่อง “ข้อสอบซีเทสต์บนระบบเครือข่าย(WB C-Test) เพื่อใช้เป็นข้อสอบคัดกรองความรู้ภาษาอังกฤษของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง (MFU-REST)” นั้น คณะกรรมการมีข้อเสนอให้ชะลอการดำเนินโครงการวิจัยดังกล่าวไว้ก่อน ทั้งนี้เนื่องจากในงบประมาณปี 2552 มหาวิทยาลัยมุ่งเน้นการวิจัยในชั้นเรียนที่ศึกษาผลสัมฤทธิ์หรือผลกระทบจากการจัดการเรียนการสอนในหลักสูตรต่างๆ เป็นหลัก ดังนั้นโครงการวิจัย เรื่อง “ข้อสอบซีเทสต์บนระบบเครือข่าย(WB C-Test) เพื่อใช้เป็นข้อสอบคัดกรองความรู้ภาษาอังกฤษของมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง (MFU-REST)” จึงเห็นควรนำเสนอในงบประมาณ ประจำปี 2553 ต่อไป
3. โครงการพัฒนาวิชาการสำนักวิชาการจัดการ
สรุปเรื่อง
ด้วยสำนักวิชาการจัดการได้นำเสนอโครงการพัฒนาวิชาการ จำนวน 3 โครงการ ดังนี้
1. โครงการวิจัย เรื่อง “ประสิทธิผลของการบันทึกย่อและการสรุปความ ในรายวิชา (1203141)
องค์การและการจัดการ ที่มีต่อนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง”
ในวงเงินงบประมาณ 24,520 บาท
2. โครงการวิจัย เรื่อง “ความพึงพอใจของนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยที่มีต่อสื่อ
การสอนผ่านระบบอินเตอร์เน็ต (E-Learning) ในรายวิชา (1203141) องค์การและการจัดการ”
ในวงเงินงบประมาณ 36,900 บาท

-4-

3. โครงการวิจัย เรื่อง “การศึกษาผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาการเงินธุรกิจ ของนักศึกษา
มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง”ในวงเงินงบประมาณ 95,500 บาท
รวมงบประมาณทั้งสิ้น 156,920 บาท (หนึ่งแสนห้าหมื่นหกพันเก้าร้อยยี่สิบบาทถ้วน)

มติ
ที่ประชุมพิจารณาแล้ว ได้เห็นชอบอนุมัติในหลักการโครงการพัฒนาวิชาการของสำนักวิชาการจัดการ และมีข้อเสนอแนะดังนี้
1. โครงการวิจัย เรื่อง “ความพึงพอใจของนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยที่มีต่อสื่อการสอนผ่านระบบอินเตอร์เน็ต (E-Learning) ในรายวิชา (1203141) องค์การและการจัดการ” หัวหน้าโครงการ อาจารย์สุดศิริ รุ่งเรือง
2. โครงการวิจัย เรื่อง “การศึกษาผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนวิชาการเงินธุรกิจ ของนักศึกษามหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง” หัวหน้าโครงการ อาจารย์รัชฎาภรณ์ พุฒจร
โดยมีข้อเสนอแนะให้ระบุขอบเขตวัตถุประสงค์ ตัวชี้วัดผลสำเร็จให้ชัดเจน รวมทั้งแบบสอบถามที่ใช้ในการวิจัย จัดส่งมายังส่วนประกันคุณภาพการศึกษาและพัฒนาหลักสูตรภายในวันที่ 9 มกราคม 2552
ในส่วนโครงการวิจัย เรื่อง “ประสิทธิผลของการบันทึกย่อและการสรุปความ ในรายวิชา (1203141) องค์การและการจัดการที่มีต่อนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง” เห็นควรชะลอการดำเนินโครงการดังกล่าว เนื่องจากขอบเขตในการดำเนินงานวิจัยยังไม่ครอบคลุมเพียงพอในการเป็นโครงการวิจัยในชั้นเรียน และเป็นโครงการที่มีแผนปฏิบัติการจริงในภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2552 ดังนั้นจึงขอชะลอโครงการไว้ก่อนและให้ทบทวนรายละเอียดเพื่อเสนอคำของบประมาณประจำปี 2553 ภายในเดือนพฤษภาคม 2552

ประธานกล่าวขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมและปิดการประชุม เวลา 10.00 น


นางสาวอัมรินทร์ อรินต๊ะทราย รองศาสตราจารย์กัลณกา สาธิตธาดา
ผู้จดการประชุม ผู้ตรวจรายงานการประชุม