เลขานุการผู้บริหาร
จากปัจจุบันในสังคมยุคใหม่ ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ทำให้บทบาทหน้าที่ของเลขานุการจำเป็นต้องปรับและพัฒนาให้สอดคล้องตามไปด้วย เพื่อทำหน้าที่เสมือนหนึ่งเป็นผู้ช่วยนักบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจนเกิดประสิทธิผลที่เด่นชัด และสามารถนับได้ว่าเป็นผู้หนึ่งที่มีส่วนในการผลักดันองค์กรไปสู่ความสำเร็จ โดยมีบทบาทที่มิได้ถูกจำกัดอยู่เพียงงานประจำวันธรรมดาเท่านั้น หรือเพียงแต่ขอให้หน้าตาดี ประจบนายเก่ง แต่งตัวเก่งเป็นใช้ได้ แต่ได้ก้าวขึ้นไปสู่ในฐานะผู้ช่วยที่ใกล้ชิด และได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหาร อีกทั้งยังเป็นผู้เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับบุคคลอื่นๆ ทั้งในองค์กรและนอกองค์กร บางครั้งเลขานุการเป็นเสมือนคู่คิดและร่วมรับผิดชอบในงานสำคัญๆ ด้วย ดังคำกล่าว “การเสียเลขานุการไปเท่ากับการเสียแขนขวาไปทีเดียว”
ด้วยเหตุนี้ความก้าวหน้าในหน้าที่การงานจึงมักก้าวไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้ามักไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าของผู้บริหารและความเจริญเติบโตขององค์กร นอกจากความสำเร็จในตำแหน่งหน้าที่โดยตรงแล้ว ยังมีโอกาสที่จะก้าวไปสู่ตำแหน่งในสายงานบริหารอื่นๆ อีกด้วย
ลักษณะเลขานุการที่
จะต้องเป็นผู้มีลักษณะที่ดี มีความรู้ความสามารถ ความชำนาญงานเป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบปฏิบัติงานได้รวดเร็ว มีปฏิภาณไหวพริบและการตัดสินใจดี และที่สำคัญคือ เลขานุการต้องเป็นผู้ที่เก็บความลับได้ดี
บทบาทหน้าที่ของเลขานุการโดยทั่วๆ ไป
1. การรับหนังสือเข้าจากภายนอกและภายใน
1) การตรวจเช็คหนังสือในระบบ eDocument ที่ส่งถึงหัวหน้าว่าท่านได้ดำเนินการสั่งการแล้วหรือยัง
2) เมื่องานดำเนินการแล้วเสร็จปิดในระบบ eDocument
2. การรับหนังสือออกภายนอกและภายใน
1) การจำแนกหนังสือที่รับจากงานสารบรรณ พร้อมทั้งจำแนกประเภทของหนังสือเป็น 2 ประเภท คือ หนังสือออกภายนอก และหนังสือส่งภายใน
2) ตรวจทานความเรียบร้อยของหนังสือออกภายนอกและภายใน หากพบข้อผิดพลาดก็จะแจ้งให้งานสารบรรณดำเนินการแก้ไขและนำเสนออีกครั้ง
3) เสนอหนังสือต่อหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อความแบบย่อ ว่ามีจำนวน กี่เรื่อง และเรื่องไหนที่จะต้องดำเนินการโดยด่วน
4) รับและบันทึกหนังสือออกจากหัวหน้าเพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน (เฉพาะเรื่องที่สำคัญ)
5) ส่งคืนงานสารบรรณเพื่อดำเนินการต่อไป
3. การเขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสาร
ส่วนตัว และตามคำสั่งของหัวหน้า
การเขียนจดหมายโต้ตอบ และพิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสารส่วนตัวและตามคำสั่งของหัวหน้า เช่น โต้ตอบจดหมาย จัดทำ PowerPoint งานสอน และจัดพิมพ์เอกสารต่างๆ และนำเสนอหัวหน้าเพื่อพิจารณา พร้อมทั้งปรับปรุงแก้ไขตามคำสั่งแนะนำของหัวหน้าและนำเสนออีกครั้ง พร้อมทั้งนำส่งและถ่ายเอกสารตามจำนวนที่กำหนด และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บตามแฟ้ม
4. ช่วยตระเตรียมการเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาต่างๆ และทำบันทึกการเดินทาง
ให้หัวหน้า
ในกรณีที่หัวหน้าจะต้องมีธุระไปติดต่องานหรือต้องเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ เช่น ประชุม เลขานุการจะเป็นผู้สั่งจองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรมที่หัวหน้าจะพัก รถรับ-ส่ง ยังสถานที่ต่าง ๆ พร้อมทั้งเตรียมของที่ระลึกในกรณีที่ต้องใช้ และเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้แก่หัวหน้า และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย
5. การโทรศัพท์ติดต่องานกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขก
การโทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกตามคำสั่งหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานและรายงานให้หัวหน้าทราบ
การรับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอกที่ติดต่อมายังหัวหน้า พร้อมทั้งสอบถามรายละเอียดว่า ผู้พูดคือใคร ติดต่ออะไร และขอเบอร์ติดต่อไว้ ในกรณีที่ท่านไม่อยู่ จะบันทึกไว้เป็นหลักฐานและแจ้งให้หัวหน้าทราบตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำขึ้น
6. การจัดทำตารางการนัดหมายและเตือนการนัดหมาย
การนัดหมายนั้นทำได้หลายวิธี เช่น การนัดหมายด้วยวาจา การนัดหมายทางโทรศัพท์ การนัดหมายโดยใช้จดหมายติดต่อ ทุกครั้งที่เลขานุการทำการ นัดหมายจะเป็นไปตามความต้องการของหัวหน้าทุกครั้ง เลขานุการจะแจ้งให้หัวหน้าทราบว่าได้ทำการนัดหมายกับบุคคล วัน เวลาใด เผื่อหัวหน้าจะทำการ นัดหมายจะได้เกิดการซ้ำซ้อนกัน การนัดหมายทุกครั้ง เลขานุการจะทำบันทึกการนัดหมายตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำไว้ เพื่อเตือนความจำทั้งเลขานุการและหัวหน้า และการนัดหมายถ้าเกิดมีความจำเป็นต้องยกเลิก เลขานุการจะรีบแจ้งการเลิก นัดก่อนถึงวัน เวลาที่นัด และเสนอแนะการนัดในวัน เวลาต่อมา
แบบฟอร์มการบันทึกการนัดหมาย
บันทึกการนัดหมาย
วันอังคารที่ 21 สิงหาคม 2550
เวลา
รายการนัด
09.30 น.
ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย
ณ ห้องท่านอธิการบดี
13.30 น.
ประชุมคณะกรรมการประจำคณะบริหารธุรกิจ
ณ ห้องท่านคณบดี
14.30 น.
คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยไปเยี่ยมเยียนและพบปะคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
ณ ห้อง 3303 อาคารสุราษฎร์ธานี
16.00 น.
ประชุมคณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ฯ
ณ ห้องรับรอง อาคารสงขลา
7. การต้อนรับแขกและผู้มาติดต่อหัวหน้า
เลขานุการจะเชิญให้แขกนั่งในห้องพักที่จัดไว้หรือโต๊ะรับแขก หาน้ำให้ดื่ม หาหนังสือให้อ่าน หากแขกที่นัดหมายไว้มาถึงสำนักงานและถึงเวลานัดแล้ว แต่หัวหน้ากำลังมีแขกอยู่หรือติดธุระอยู่เลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ เพื่อรอเวลาเข้าพบหัวหน้า หากแขกต้องรอนานเลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ กล่าวขอโทษที่ทำให้เขาต้องรอ และบอกเวลาที่ต้องล่าช้าไปอีกโดยประมาณ แขกจะตัดสินใจว่าเขาจะนัดใหม่หรือจะรออยู่ต่อไป หลังจากนั้นจะบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานว่า แขกที่มาติดต่อชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรือขอนามบัตร ดื่มเครื่องดื่มอะไร
8. การดูแลความเรียบร้อยของห้องหัวหน้า
เลขานุการจะดูความเรียบร้อยของห้องหัวหน้าว่า มีฝุ่น ขยะ สกปรก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน หากมีไม่เพียงพอหรือชำรุด จะประสานงานให้ ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อไป
9. การเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ให้เป็นระเบียบ
เลขานุการจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ หากต้องการค้นหาเรื่องใดก็ตามจะต้องหาได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมเรื่องเป็นหมวดหมู่ ประหยัดเวลาในการเก็บค้น การเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บได้หลายวิธี เช่น ตามพยัญชนะ ตามตัวเลข หรือตามเรื่อง
สำหรับแฟ้มหนังสือลับหรือหนังสือส่วนตัว เลขานุการจะปรึกษากับหัวหน้าว่าจะเขียนหรือเรียกชื่อแฟ้มว่าอะไร หรือเราจะเสนอว่าควรจะใช้อย่างไร เพื่อจะได้เป็นที่รู้กันระหว่างเลขานุการกับหัวหน้า จะได้ค้นเรื่องได้ถูกต้อง
10. ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวหน้า เช่น
- การเตรียมห้องประชุม อาหารว่าง เครื่องดื่ม (ทั้งก่อนและหลังประชุม)
- การจัดระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม
- การเชิญประชุม
- การจดรายงานการประชุม
จากปัจจุบันในสังคมยุคใหม่ ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ทำให้บทบาทหน้าที่ของเลขานุการจำเป็นต้องปรับและพัฒนาให้สอดคล้องตามไปด้วย เพื่อทำหน้าที่เสมือนหนึ่งเป็นผู้ช่วยนักบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจนเกิดประสิทธิผลที่เด่นชัด และสามารถนับได้ว่าเป็นผู้หนึ่งที่มีส่วนในการผลักดันองค์กรไปสู่ความสำเร็จ โดยมีบทบาทที่มิได้ถูกจำกัดอยู่เพียงงานประจำวันธรรมดาเท่านั้น หรือเพียงแต่ขอให้หน้าตาดี ประจบนายเก่ง แต่งตัวเก่งเป็นใช้ได้ แต่ได้ก้าวขึ้นไปสู่ในฐานะผู้ช่วยที่ใกล้ชิด และได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหาร อีกทั้งยังเป็นผู้เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับบุคคลอื่นๆ ทั้งในองค์กรและนอกองค์กร บางครั้งเลขานุการเป็นเสมือนคู่คิดและร่วมรับผิดชอบในงานสำคัญๆ ด้วย ดังคำกล่าว “การเสียเลขานุการไปเท่ากับการเสียแขนขวาไปทีเดียว”
ด้วยเหตุนี้ความก้าวหน้าในหน้าที่การงานจึงมักก้าวไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้ามักไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าของผู้บริหารและความเจริญเติบโตขององค์กร นอกจากความสำเร็จในตำแหน่งหน้าที่โดยตรงแล้ว ยังมีโอกาสที่จะก้าวไปสู่ตำแหน่งในสายงานบริหารอื่นๆ อีกด้วย
ลักษณะเลขานุการที่
จะต้องเป็นผู้มีลักษณะที่ดี มีความรู้ความสามารถ ความชำนาญงานเป็นอย่างดี มีความรับผิดชอบปฏิบัติงานได้รวดเร็ว มีปฏิภาณไหวพริบและการตัดสินใจดี และที่สำคัญคือ เลขานุการต้องเป็นผู้ที่เก็บความลับได้ดี
บทบาทหน้าที่ของเลขานุการโดยทั่วๆ ไป
1. การรับหนังสือเข้าจากภายนอกและภายใน
1) การตรวจเช็คหนังสือในระบบ eDocument ที่ส่งถึงหัวหน้าว่าท่านได้ดำเนินการสั่งการแล้วหรือยัง
2) เมื่องานดำเนินการแล้วเสร็จปิดในระบบ eDocument
2. การรับหนังสือออกภายนอกและภายใน
1) การจำแนกหนังสือที่รับจากงานสารบรรณ พร้อมทั้งจำแนกประเภทของหนังสือเป็น 2 ประเภท คือ หนังสือออกภายนอก และหนังสือส่งภายใน
2) ตรวจทานความเรียบร้อยของหนังสือออกภายนอกและภายใน หากพบข้อผิดพลาดก็จะแจ้งให้งานสารบรรณดำเนินการแก้ไขและนำเสนออีกครั้ง
3) เสนอหนังสือต่อหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อความแบบย่อ ว่ามีจำนวน กี่เรื่อง และเรื่องไหนที่จะต้องดำเนินการโดยด่วน
4) รับและบันทึกหนังสือออกจากหัวหน้าเพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน (เฉพาะเรื่องที่สำคัญ)
5) ส่งคืนงานสารบรรณเพื่อดำเนินการต่อไป
3. การเขียนจดหมายโต้ตอบ พิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสาร
ส่วนตัว และตามคำสั่งของหัวหน้า
การเขียนจดหมายโต้ตอบ และพิมพ์งานต่างๆ การเรียนการสอน รวมทั้งเอกสารส่วนตัวและตามคำสั่งของหัวหน้า เช่น โต้ตอบจดหมาย จัดทำ PowerPoint งานสอน และจัดพิมพ์เอกสารต่างๆ และนำเสนอหัวหน้าเพื่อพิจารณา พร้อมทั้งปรับปรุงแก้ไขตามคำสั่งแนะนำของหัวหน้าและนำเสนออีกครั้ง พร้อมทั้งนำส่งและถ่ายเอกสารตามจำนวนที่กำหนด และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน และจัดเก็บตามแฟ้ม
4. ช่วยตระเตรียมการเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาต่างๆ และทำบันทึกการเดินทาง
ให้หัวหน้า
ในกรณีที่หัวหน้าจะต้องมีธุระไปติดต่องานหรือต้องเดินทางไปยังสถานที่ต่าง ๆ เช่น ประชุม เลขานุการจะเป็นผู้สั่งจองตั๋วเครื่องบิน จองโรงแรมที่หัวหน้าจะพัก รถรับ-ส่ง ยังสถานที่ต่าง ๆ พร้อมทั้งเตรียมของที่ระลึกในกรณีที่ต้องใช้ และเตรียมเอกสารที่จำเป็นให้แก่หัวหน้า และบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานด้วย
5. การโทรศัพท์ติดต่องานกับบุคคลภายในและภายนอก การนัดหมายแขก
การโทรศัพท์ติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกตามคำสั่งหัวหน้า พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานและรายงานให้หัวหน้าทราบ
การรับโทรศัพท์ทั้งภายในและภายนอกที่ติดต่อมายังหัวหน้า พร้อมทั้งสอบถามรายละเอียดว่า ผู้พูดคือใคร ติดต่ออะไร และขอเบอร์ติดต่อไว้ ในกรณีที่ท่านไม่อยู่ จะบันทึกไว้เป็นหลักฐานและแจ้งให้หัวหน้าทราบตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำขึ้น
6. การจัดทำตารางการนัดหมายและเตือนการนัดหมาย
การนัดหมายนั้นทำได้หลายวิธี เช่น การนัดหมายด้วยวาจา การนัดหมายทางโทรศัพท์ การนัดหมายโดยใช้จดหมายติดต่อ ทุกครั้งที่เลขานุการทำการ นัดหมายจะเป็นไปตามความต้องการของหัวหน้าทุกครั้ง เลขานุการจะแจ้งให้หัวหน้าทราบว่าได้ทำการนัดหมายกับบุคคล วัน เวลาใด เผื่อหัวหน้าจะทำการ นัดหมายจะได้เกิดการซ้ำซ้อนกัน การนัดหมายทุกครั้ง เลขานุการจะทำบันทึกการนัดหมายตามแบบฟอร์มที่ได้จัดทำไว้ เพื่อเตือนความจำทั้งเลขานุการและหัวหน้า และการนัดหมายถ้าเกิดมีความจำเป็นต้องยกเลิก เลขานุการจะรีบแจ้งการเลิก นัดก่อนถึงวัน เวลาที่นัด และเสนอแนะการนัดในวัน เวลาต่อมา
แบบฟอร์มการบันทึกการนัดหมาย
บันทึกการนัดหมาย
วันอังคารที่ 21 สิงหาคม 2550
เวลา
รายการนัด
09.30 น.
ประชุมคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย
ณ ห้องท่านอธิการบดี
13.30 น.
ประชุมคณะกรรมการประจำคณะบริหารธุรกิจ
ณ ห้องท่านคณบดี
14.30 น.
คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยไปเยี่ยมเยียนและพบปะคณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
ณ ห้อง 3303 อาคารสุราษฎร์ธานี
16.00 น.
ประชุมคณะกรรมการสหกรณ์ออมทรัพย์ฯ
ณ ห้องรับรอง อาคารสงขลา
7. การต้อนรับแขกและผู้มาติดต่อหัวหน้า
เลขานุการจะเชิญให้แขกนั่งในห้องพักที่จัดไว้หรือโต๊ะรับแขก หาน้ำให้ดื่ม หาหนังสือให้อ่าน หากแขกที่นัดหมายไว้มาถึงสำนักงานและถึงเวลานัดแล้ว แต่หัวหน้ากำลังมีแขกอยู่หรือติดธุระอยู่เลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ เพื่อรอเวลาเข้าพบหัวหน้า หากแขกต้องรอนานเลขานุการจะแจ้งให้แขกทราบ กล่าวขอโทษที่ทำให้เขาต้องรอ และบอกเวลาที่ต้องล่าช้าไปอีกโดยประมาณ แขกจะตัดสินใจว่าเขาจะนัดใหม่หรือจะรออยู่ต่อไป หลังจากนั้นจะบันทึกข้อมูลไว้เป็นหลักฐานว่า แขกที่มาติดต่อชื่ออะไร เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ หรือขอนามบัตร ดื่มเครื่องดื่มอะไร
8. การดูแลความเรียบร้อยของห้องหัวหน้า
เลขานุการจะดูความเรียบร้อยของห้องหัวหน้าว่า มีฝุ่น ขยะ สกปรก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน หากมีไม่เพียงพอหรือชำรุด จะประสานงานให้ ผู้ที่เกี่ยวข้องดำเนินการต่อไป
9. การเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ให้เป็นระเบียบ
เลขานุการจะจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ หากต้องการค้นหาเรื่องใดก็ตามจะต้องหาได้อย่างรวดเร็วและรวบรวมเรื่องเป็นหมวดหมู่ ประหยัดเวลาในการเก็บค้น การเก็บเอกสารสามารถจัดเก็บได้หลายวิธี เช่น ตามพยัญชนะ ตามตัวเลข หรือตามเรื่อง
สำหรับแฟ้มหนังสือลับหรือหนังสือส่วนตัว เลขานุการจะปรึกษากับหัวหน้าว่าจะเขียนหรือเรียกชื่อแฟ้มว่าอะไร หรือเราจะเสนอว่าควรจะใช้อย่างไร เพื่อจะได้เป็นที่รู้กันระหว่างเลขานุการกับหัวหน้า จะได้ค้นเรื่องได้ถูกต้อง
10. ช่วยดำเนินการเกี่ยวกับการประชุมที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวหน้า เช่น
- การเตรียมห้องประชุม อาหารว่าง เครื่องดื่ม (ทั้งก่อนและหลังประชุม)
- การจัดระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม
- การเชิญประชุม
- การจดรายงานการประชุม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น